Repenser l’aménagement des bureaux, pourquoi et comment ?

Pour commencer Michel Viard, fondateur de Design My Camp, nous explique comment l’aménagement des bureaux impacte l’expérience collaborateur :

L’aménagement des bureaux joue sur 4 volets majeurs :

• Concentration : qui n’a pas fait l’expérience d’un grand open space où les échanges fusent de toute part et empêchent de se concentrer?
• Collaboration notamment informelle : les espaces sont pensés non seulement pour les échanges formels et prévus, à l’image de salles de réunion ou de pièce dédiée à la créativité, mais également pour les rencontres fortuites, pur fruit de la sérendipité.
• Créativité : le processus de création est largement facilité par du mobilier pensé à cet effet, telles que les salles dédiées au brainstorming disposant de tableaux écritoires, de poufs à roulettes, etc.
• Communication intra et inter-équipe: la présence de cloisons ou leur absence, la disposition des bureaux, la taille d’une pièce, son emplacement dans l’espace global, sont autant de facteurs qui influencent la façon dont un message est communiqué au sein de sa propre équipe, ou, plus généralement, au sein d’une entreprise.

Avant de vous lancer, interrogez !

Vous souhaitez refaire l’aménagement des bureaux ? Pourquoi avez-vous pris cette décision ? Savez-vous ce qu’en pensent vos collaborateurs?

Tout d’abord, communiquez, partagez vos ambitions !  C’est le meilleur moyen de susciter l’adhésion de vos collaborateurs. Profitez-en pour interroger vos différentes équipes afin de connaître leurs attentes et leurs enjeux. Certains métiers requièrent un travail collaboratif plus important tandis que d’autres auront besoin de calme pour passer des appels. En résumé, le bureau doit répondre aux besoins de chacun.

D’ailleurs, les bureaux doivent fournir un environnement de travail optimisé mais pas que ! Il faut penser à l’ensemble des interactions entre le collaborateur et le bureau.

Voici quelques exemples de questions pour vous accompagner :

• L’espace de restauration est-il suffisamment grand, équipé, calme ou au contraire convivial ? 
• Faut-il prévoir des espaces de repos pour les moments de pause ? Encourager la micro-sieste ? 
• Les bureaux sont ils bien entretenus, le matériel fonctionne-t-il toujours correctement ? 
• Quelle ambiance, quels matériaux, quelles couleurs représentent le mieux notre culture d’entreprise ? 
• Comment impliquer les collaborateurs pour qu’ils se sentent à l’aise dans les locaux ? 

Une fois l’état des lieux réalisé, il est temps de réfléchir à des solutions concernant les problématiques identifiées. Voici quelques pistes pour vous aider.

Le bruit, fléau de l’open-space

Le bruit est un des irritants les plus récurrents dans les open-space. Avec le télétravail massif, les collaborateurs sont à la recherche de calme et de concentration même au bureau. Que ce soit pour passer des appels, travailler en petits groupes ou travailler seul, il est important de prévoir des espaces plus silencieux lors de votre aménagement des bureaux. Pas facile de limiter le bruit dans l’open-space ? Et bien si !

Voici les solutions existantes : 

• Pensez aux cabines acoustiques : la cabine acoustique permet de réduire les bruits venant de l’extérieur offrant un intérieur isolé phonétiquement. De la cabine individuelle à celle de 6 personnes, il en existe de toutes les tailles pour s’adapter à vos besoins.
• Investissez dans des séparateurs acoustiques : plus économiques et plus flexibles, les séparateurs acoustiques permettent de réduire le bruit environnant. Moins efficaces que la cabine, les séparateurs permettent de se concentrer sans pour autant se couper de l’énergie collective. À poser, à glisser ou encore à fixer, il en existe de tous les formats.
• Installez des fauteuils acoustiques : Offrez une bulle de confort à vos collaborateurs ! Les fauteuils acoustiques sont spécialement conçus pour isoler des bruits extérieurs. Ils offrent une bonne isolation phonique couplée au confort du fauteuil. Idéalement prévu pour les appels téléphoniques, les échanges en petits groupes ou pour les collaborateurs en quête de calme.
• Connaissez vous les panneaux muraux ? : À fixer au mur ou au plafond ou tout à poser, les panneaux muraux permettent de limiter la réverbération du son. Cette solution à moindre coût est idéale pour abaisser le niveau sonore général de l’open-space.

Repenser les pauses 

La pause fait partie intégrante de la vie au bureau. Car oui, les pauses rendent vos collaborateurs plus productifs ! Renforcement de l’esprit d’équipe, amélioration de la concentration, réduction du stress et de la fatigue, les pauses sont bénéfiques pour vos collaborateurs.

Comment proposer un espace adapté à la détente et à la décontraction ? 

• Des poufs et fauteuils bas pour relâcher le stress,
• Des canapés pour les pauses à plusieurs,
• La chromothérapie pour relaxer le corps et l’esprit,
• Proposer un espace boisson et nourriture pour se ressourcer,
• Silence ou musique ? à vous de choisir !
• Proposer de la lecture pour permettre à vos collaborateurs de se déconnecter complètement le temps de quelques chapitres
• Des jeux collectifs pour renforcer l’esprit d’équipe.

L’objectif de cet espace détente est d’encourager la déconnexion afin de libérer le cerveau du stress, de la concentration et des tensions qui nuisent à la productivité.

Dans le même esprit, connaissez vous la micro-sieste en entreprise ?

Juliette Riffaud de chez Nap&Up, acteur du bien-être en entreprise et démocratise la pratique de la micro-sieste, vous explique :

Pourquoi encourager la déconnexion en entreprise ? 

La déconnexion est un des points fondamentaux qu’il ne faut pas négliger pour garantir de bonnes conditions en entreprise. En effet, l’intensité de travail est une des causes principales des burn-out et le droit à la déconnexion permet donc de limiter les risques psychosociaux, mais pas que … Sur le court terme, la déconnexion se met également au service de la performance. Rester concentré sur une même tâche toute la journée est un exercice complexe pour le cerveau, ce qui induit une baisse de la créativité et de la qualité du travail. En prenant une vingtaine de minutes pour se couper complètement de ses préoccupations professionnelles, en réalisant une sieste par exemple, le collaborateur augmente sa performance de 35%. C’est donc un pari bénéfique pour tout le monde.

Côté manager, outre une augmentation significative de l’implication de ses collaborateurs, la micro-sieste permet de réduire le stress et a un impact bénéfique sur le caractère ainsi que sur la prise de décision. Un manager détendu sera donc plus à l’écoute et permettra de renforcer la cohésion d’équipe.

La micro-sieste, pour quelle entreprise ? 

Pour tout le monde ! Le droit à la déconnexion n’est pas réservé aux leaders mondiaux tels que Ben&Jerry’s, Nike ou Zappos. Hormis les aspects bénéfiques sur les collaborateurs, instaurer la culture de la micro-sieste est aujourd’hui un véritable facteur différenciant pour recruter vos futurs talents. Cela permet de renforcer votre marque employeur, sujet très en vogue, et de vous affirmer en tant qu’acteur de la qualité de vie au travail, qui est désormais une préoccupation clé lors du parcours candidat.

Chiffres-clés

• 20% des travailleurs souffrent de problèmes de sommeil e manque de sommeil coûte aux États-Unis 63 milliards de dollars par an en termes de perte de productivité1 français sur 2 plébiscite l’ambiance de travail et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle comme critères déterminants du choix d’un employeur
• Une sieste de 20 min augmente la productivité de 35%

Un flex office pour favoriser l’esprit d’équipe

Le flex office consiste à un aménagement des bureaux flexible. Fini les places attitrées ou de lourds bureaux impossible à déplacer…l’heure est à la mobilité ! Le flex office permet à vos collaborateurs de varier leurs façons de travailler. Les meubles modulables offrent la possibilité de travailler différemment selon les besoins. D’une réunion avec toute l’équipe à un petit groupe de travail, les bureaux se transforment en un tour de main. Ne pas avoir de place attitrée est un excellent moyen pour encourager les rencontres entre les collaborateurs…chaque jour un nouveau voisin ! Pendant la crise sanitaire, cette tendance a permis aux entreprises de gérer au mieux les consignes de distanciation imposées sans engendrer de coûts supplémentaires. Le flex office est un excellent moyen de développer la résilience des organisations et d’améliorer l’expérience collaborateur.

Voici quelques idées pour aménager vos bureaux :

• Les casiers individuels : pour permettre à vos collaborateurs de laisser des affaires en toute sécurité,
• Des séparations mobiles permettront de créer des espaces intimistes propices au travail en groupe ou aux appels téléphoniques,
• Les tableaux à roulette pour vos réunions, mobiles d’un espace à un autre,
• Des tables d’appoints mobiles pour pouvoir rapidement transformer les espaces en vue d’une réunion ou d’un petit déjeuner d’équipe improvisé.

Pensez à la santé de vos collaborateurs

L’aménagement des bureaux est l’occasion de prendre soin de la santé de vos collaborateurs. La position assise lors de longue période peut avoir des conséquences néfastes sur notre corps. Appelés troubles musculo-squelettiques, ils se manifestent au travers de différents symptômes comme des douleurs cervicales, tendinites, varices, douleurs musculaires,… l’ergonomie du poste de travail contribue à réduire ces douleurs. Mais alors comment rendre les bureaux plus ergonomiques pour vos collaborateurs ?

De nombreux efforts ont été fait dans ce domaine et de nombreuses solutions existent, découvrez quelques exemples et les bénéfices : 

• Le bureau debout. Il permet de réduire les maux de dos, la prise de poids, d’améliorer l’humeur et d’augmenter la performance !
• Le swissball comme siège. Il permet d’améliorer la posture en renforçant les muscles profonds, l’équilibre et la ceinture abdominale. Un parfait combo pour garder la forme en travaillant ! Attention la transition devra se faire en douceur au risque d’être fatigué rapidement.
• L’écran réglable. S’il fait maintenant partie de la majorité des bureaux, l’écran réglable permet de garder la tête droite et de réduire la tension des cervicales et du haut du dos.
• Le siège ergonomique. Soutien des lombaires, accoudoirs ajustables, soutien des cervicales sont un aperçu des avantages d’un siège ergonomique. Ils permettent d’améliorer la posture et le confort du poste de travail.
• Clavier et souris ergonomiques. Responsables de nombreux troubles comme des tendinites des poignets, l’écrasement du canal carpien, raideur articulaire, le clavier et la souris ne sont pas à négliger. Il en existe de tous les types et pour tous les usages afin de soulager vos collaborateurs.

Vous l’aurez compris, les bureaux sont, aujourd’hui plus que jamais, un espace d’échange et de convivialité. Il est important que chaque collaborateur se sente à sa place. L’aménagement des bureaux est un moyen de véhiculer votre culture d’entreprise. Exit le baby-foot pour attirer les talents et bonjour aux vraies solutions innovantes pour le bien-être de vos collaborateurs. Pour comprendre leurs attentes, pas de miracle, pensez feedback !

Travail au bureau et à distance, comment répondre aux besoins des collaborateurs et des managers ?

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