Qu’est ce que le cycle de vie des collaborateurs ?

Définition

Le cycle de vie des collaborateurs est séquencé par les transitions professionnelles des collaborateurs. Celles-ci représentent des moments décisifs pour l’entreprise.

Tout commence quand un collaborateur n’est encore que candidat pour intégrer votre entreprise et se termine quand il franchit votre seuil vers une nouvelle expérience dans une autre structure.

Entre les deux, au moins 5 étapes cruciales qui constituent le cycle de vie des collaborateurs ou cycle de vie des collaborateurs :

• Le recrutement
• L’intégration
• La progression et le développement
• La fidélisation
• Le départ

Ce cycle de vie alimente le parcours collaborateur :

• Quelles sont ces 5 étapes-clés ?
• Comment les mesurer ?
• Comment les placer au coeur de votre management ?

1- La phase de recrutement (Parcours candidat)

Alors candidat, le futur collaborateur prend connaissance qu’un emploi est vacant dans votre entreprise (correspondant à son profil) via un ou plusieurs canaux :

• Via une offre publiée sur un jobboard (cadremploi, welcometothejungle, etc.)
• Via une offre publiée sur les réseaux sociaux (linkedin, viadeo etc.)
• Via son réseau (ses collègues, anciens collègues, anciens camarades de promo etc.)
• Via le contact d’un recruteur qui l’aura sourcé dans une candidathèque par exemple
• Via un organisme qui lui recommande cette offre (école, pôle emploi, apec etc.)

Et après ?

Ce candidat va se renseigner sur votre entreprise (via le rayonnement de votre marque employeur), potentiellement via vos collaborateurs, et sur les missions définies dans ce poste.

Quel est votre enjeu ?

A ce stade, votre branding (marque employeur) doit être le plus transparent possible et vos collaborateurs relayeront la réalité de leur expérience collaborateur (en particulier l’étape clé à laquelle ils se situent).

• Le canal par lequel il accède à vos offres, se renseigne sur votre entreprise est important
• Vos réponses à sa candidature viennent alimenter l’image qu’il perçoit de vous (délai de réponse, qualité de la réponse, délai pour lui proposer un ou plusieurs entretiens, raison du refus s’il en est etc.)
• Votre processus de sélection est scruté : le nombre d’étapes par exemple
• S’il est retenu, la négociation du contrat (notamment la rémunération, la date d’arrivée dans l’entreprise) sera clé

A la fin de cette phase, votre candidat devient désormais un nouveau collaborateur : nous sommes dans le pré-onboarding, il faut lui faire savoir qu’il est attendu.

Au cours de cette phase plusieurs KPI à monitorer :

• Combien avez-vous reçu de candidatures ?
• Via quels canaux ?
• Combien d’entretiens avez-vous mené à chaque étape du processus (RH , N+1, N+2) ?
• Combien de temps a pris le recrutement ?
• Quel est le salaire d’embauche ?
• Quel est le coût de ce recrutement ?
• Quel est le feedback de votre future recrue sur le déroulé de cette étape (sur les délais, le nombre d’entretiens, la qualité des échanges pendant l’entretien, la vision partagée…)?

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2- La phase de Onboarding = Intégration dans l’entreprise 

Dès que votre candidat est confirmé comme étant un nouveau collaborateur, vous pouvez amorcer cette étape de pré-Onboarding :

• Prévoir un déjeuner ou bien une rencontre avec son nouveau manager avant son arrivée
• Prévoir une rencontre avec sa nouvelle équipe avant son arrivée
• Annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur en interne
• Préparer le poste de travail

Dès qu’il arrive dans l’entreprise, on parle de Onboarding :

• Lui préparer un kit de Onboarding  : livret d’accueil, fournitures (bloc-notes, stylo, calculatrice), équipements nécessaires (tenue, matériel, chaussures de sécurité), accès au bâtiment (carte d’accès, code de sécurité) ainsi que les outils informatiques (identifiants, codes d’accès, adresse email), présentation des outils de communication interne,
• Dès son arrivée prévoir un circuit de présentation auprès des différentes équipes afin que chaque collaborateur explique son rôle et pouvoir créer le lien avec les équipes en place,
• Mettre en place un programme de parrainage,
• Prévoir un rapport d’étonnement afin de pouvoir analyser les retours de vos nouveaux collaborateurs ,
• Communiquer les différents canaux d’accompagnement : rappeler la disponibilité du manager, du parrain/marraine, des RH.

Au cours de cette phase plusieurs KPI à monitorer :

• La rencontre avec le manager a-t-elle eu lieu en amont ?
• La rencontre avec l’équipe a-t-elle eu lieu en amont ?
• Le Kit a t il été mis à disposition dès son arrivée ?
• Le circuit de présentation a t il bien été mis en place ? A quelle échéance ?
• Le rapport d’étonnement a t il remis ? qu’a t il remonté ?
• Le parrain / la marraine a t il été sollicité ?
• Quel est le feedback du collaborateur après la première semaine, au bout de quelques mois (qualité de l’accueil par le management, les collègues, informations données, sentiment d’appartenance…)

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3- La phase de progression et de développement 

Votre collaborateur poursuit son parcours dans votre entreprise. Il a fait ses preuves et s’est bien intégré et se projette désormais pour progresser, évoluer, développer ses compétences.

A cette étape il est crucial d’engager le collaborateur un peu plus grâce à la mise en place d’actions que l’on prendra soin d’évaluer :

• Evaluation des compétences acquises : la progression peut se faire de manière régulière grâce à l’ancienneté ; il s’agit ici d’élargir son champs de responsabilités afin de réaliser une montée en compétences.
• Mise en place d’un plan de développement individuel (plan de carrière) : il fixe les moyens et les objectifs pour aider les collaborateurs à atteindre un niveau de compétence cible. Ce qui revient à combler le gap existant entre le niveau actuel et le niveau défini (exigé par une promotion, par exemple). Il prend la forme d’un plan d’action.
• Mise en place d’un plan de formation : cette formation programmée vise deux types de développement :

• • le développement horizontal – les compétences qui font le métier,
  • le développement vertical – l’agilité et l’adaptation à des niveaux d’autorité de plus en plus élevés.

Cette analogie permet de bien comprendre ces deux notions  : “pour faire une analogie avec un ordinateur, on pourrait dire que le développement horizontal augmente la capacité de votre disque dur mental. Le développement vertical, quant à lui, augmente la vitesse et la puissance de votre processeur” (source : blog crossknowledge)

• Mise en place d’une politique GPEC dans l’entreprise : Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences – Celle-ci s’articule autour de l’évaluation, l’identification, le développement et la planification de la gestion des talents,
• Faciliter la mobilité interne : communication, accès aux nouveaux postes.

Au cours de cette phase plusieurs KPI à monitorer :

• Indice d’évolution des compétences développées – indice de satisfaction des collaborateurs
• Combien de formations ont eu lieu sur la période ?
• Evolution des moyens et atteinte des objectifs individuels
• Evolution du taux d’absentéisme ? niveau de productivité ?
• Quel est l’indice de satisfaction après chaque formation ?
• Politique GPEC : combien d’évaluations ? d’identifications ?
• Indices de classement de la performance des collaborateurs
• Combien de mobilités internes ?
• Quel est le feedback des collaborateurs (sur la durée, la qualité des supports, le lieu, les échanges, l’intervention de l’intervenant…)?

4- La phase de fidélisation = la phase de rétention

Globalement il s’agit de la mise en place d’un programme d’engagement collaborateur (mais vous savez maintenant que la fidélisation se fait grâce à l’engagement collaborateur au cours de toutes les phases décrites). Celui-ci s’appuiera sur les leviers de motivation des collaborateurs.

Typiquement on recense :

• Toutes les actions mises en place pour rendre l’environnement de travail plus agréable (agencement des bureaux, salle de détente, matériel moderne, télétravail, flexibilité des horaires, évènements, lieux d’alimentation type cantine etc.),
• La mise en place d’une communication transparente et objective sur la stratégie de l’entreprise descendante et ascendante,
• La politique de rémunération : ré-évaluation du salaire et des avantages (primes, épargne salariale, chèques vacances etc.),
• Véhiculer un état d’esprit positif,
• Impliquer le management : il doit être à l’écoute, accompagner, renforcer l’esprit d’équipe.

Au cours de cette phase plusieurs KPI à monitorer :

• Indice d’évolution de l’environnement de travail
• Indice de périodicité de communication
• Indices de classement de la performance des collaborateurs et évolution de la politique de rémunération
• Et évidemment, la mesure du ressenti du collaborateur sur toutes les dimensions citées précédemment)

5- La phase de Offboarding = départ de l’entreprise

Il s’agit des pratiques que l’on met en place pour accompagner un collaborateur sortant de sorte que ce moment clé qu’est le départ, soit le plus fluide possible.

L’intérêt de soigner cette phase est double  :

• L’accompagnement des collaborateurs qui quittent l’entreprise aura un impact sur ceux qui restent,
• Ceux qui partent véhiculent avec eux la marque employeur de l’entreprise qu’ils quittent  (et impactent donc de futurs collaborateurs, comme des clients potentiels ou partenaires potentiels).

3 moments-clés : 

• L’annonce du départ :
  • Ne pas communiquer trop tard sur le départ pour pouvoir en maîtriser, de part et d’autre, l’impact
• Pendant la période de préavis ou idéalement avant si vous avez pu anticiper :
  • Lancer un processus de recrutement ou une mobilité interne pour effectuer une passation des connaissances
• Le jour du départ :
  • Organiser une procédure de restitution du matériel
  • Prévoir un entretien de départ avec le manager ou le responsable RH
  • Remercier le salarié de son investissement et de son travail.
  • Organiser un petit pot de départ.
  • Proposer d’écrire un courrier de recommandation.
  • Demander l’adresse mail perso et garder contact sur les réseaux sociaux pour se créer un réseau professionnel.

Il est important pour vous d’évaluer le parcours du collaborateur pour recueillir les points forts et les axes d’amélioration. Cela vous offre une transition pour le remercier et l’encourager dans la suite de sa carrière. C’est également une possibilité de un départ convivial et ainsi de laisser “ la porte ouverte” et finalement d’investir dans le futur.

Il est également intéressant de mesurer les écarts de perception entre ce que s’imaginent les candidats et le ressenti des personnes qui partent. A chaque fois que l’écart est important, vous dégradez votre taux de turn-over.

Au cours de cette phase plusieurs KPI à monitorer :

• Durée du préavis
• Mode départ (démission, rupture conventionnelle, licenciement)
• Recueil des points forts et des axes d’amélioration
• Combien de départs sur une période définie et comparaison avec les années précédentes
• Les raisons pour lesquelles un collaborateur part (lister quelques points)

A chacun de ces moments-clés, il est indispensable de recueillir le feedback afin de rationaliser et monitorer les remontées des collaborateurs.

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