Offboarding : comment organiser le départ d’un collaborateur ?

Départ d’un collaborateur en entreprise : Comment gérer la situation ?

Les raisons qui peuvent conduire au départ d’un collaborateur en entreprise sont nombreuses. Cela peut être dû à une démission, la rupture du contrat de travail, la fin de son CDD, un départ volontaire, etc. Quel que soit le cas de figure, le contexte du départ importe peu. Cela ne doit pas être perçu comme une déception. Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, il est donc important d’organiser son départ : c’est le concept de  l’offboarding. De quoi s’agit-il concrètement et comment cela s’organise ?

Offboarding / départ de collaborateur : De quoi s’agit-il ? 

Le processus de départ d’un salarié consiste à organiser la sortie de l’employé de manière convenable. Il faut s’assurer de la continuité du service qu’il occupait en particulier et du fonctionnement régulier de l’entreprise en général.

Cela implique :

• De sécuriser les données personnelles détenues par l’employé au regard des fonctions qu’il occupait. Il s’agit par exemple de désactiver les privilèges d’accès, récupérer la documentation stratégique, récupérer les mots de passes et comptes, etc. ;
• La récupération des objets sensibles : c’est un point important de l’offboarding. Il s’agit par exemple de récupérer les clés de l’entreprise ou du bureau du collaborateur sortant, la carte bancaire de l’entreprise éventuellement, les clés du véhicule de service, etc. ;
• La formation d’un nouvel arrivant (onboarding) ;
• etc.

L’organisation du départ d’un collaborateur en entreprise suppose donc un processus complet. Il doit accompagner la sortie de l’employé, et ceci de la meilleure façon possible.

Pourquoi organiser l’offboarding ?

Bien gérer le départ d’un collaborateur est important pour l’image et la réputation de l’entreprise. En effet, il faut garder à l’esprit qu’un ancien collaborateur sera forcément amené à en parler ailleurs. L’offboarding se révèle alors comme un processus. Lorsqu’il est bien exécuté et respectueux de la personne du collaborateur, il pourra apporter des retours positifs à l’image de l’entreprise.

Aussi, il n’est pas rare que d’anciens employés souhaitent réintégrer une entreprise où ils ont déjà exercé. Cela, après avoir acquis des expériences solides dans d’autres entreprises. Il est également fréquent que des entreprises cherchent à recruter d’anciens collaborateurs. L’avantage est que d’une manière ou d’une autre, ils ont acquis une véritable expertise dans leurs domaines au fil du temps.

Dès lors, un collaborateur dont le départ a été organisé dans de bonnes conditions reviendra avec plaisir. L’offboarding bien organisé peut donc être aussi une stratégie de maintien de contact avec un employé. De plus, cela est une façon de lui montrer la gratitude de l’entreprise. Cela lui fait savoir qu’il (ou elle) pourrait être recontacté(e) pour d’autres besoins de l’entreprise.

Quelle démarche suivre lors d’un départ ?

En cas de départ d’un collaborateur en entreprise, que cela soit sur initiative de l’employeur ou de l’employé, il n’y a pas de standard à observer. Mais il est important d’accomplir des démarches de communication interne. Puis, organiser la passation sur le plan technique et administratif et de récupérer le matériel. Un bon offboarding c’est aussi le recueil de quelques feedbacks.

Communiquer sur le départ du collaborateur

Dès que la lettre de démission a été déposée et visée, ou que le licenciement a été acté, il est important d’informer les autres collaborateurs. La hiérarchie ainsi que les collaborateurs directs doivent avoir au plus tôt l’information qu’un des leurs devra les quitter incessamment. Ne pas les informer serait ressenti par ceux-ci comme un manque de considération.

Le collaborateur peu aussi en faire l’annonce officielle. Toutefois, l’entreprise doit veiller à ce que l’annonce ne soit pas faite de sorte à remonter les autres collaborateurs contre elle. L’offboarding en cas de licenciement est un processus très délicat. Il peut parfois entraîner des démissions en cascades et fragiliser les équipes.

Organiser une passation en fonction de la situation

Une fois que le départ est officiel, il est important que l’entreprise prenne rapidement les mesures nécessaires. Cela permettra d’assurer le remplacement de l’employé sortant. En général, lors du départ d’un collaborateur en entreprise et pendant la durée du préavis, le collaborateur sortant procède à une passation technique du service en briefant ou en formant sommairement le nouveau.

Cette démarche est importante pour un fonctionnement continu de l’entreprise après le départ. En fin d’offboarding cela permet au remplaçant de vite s’intégrer. L’équipe en poste ne sentira donc pas un grand vide dans la continuité du travail.

Les autres détails importants

Le départ d’un collaborateur est l’occasion de recueillir un feedback. C’est le moment de demander au collaborateur un bilan sur les aspects positifs et négatifs de son séjour dans l’entreprise.

Il est également important de récupérer le matériel et s’assurer de la réalisation des démarches administratives : le solde des comptes, le paiement des indemnités, la délivrance du certificat de travail, etc.

Ce qu’il faut éviter de faire lors d’un départ collaborateur

L’offboarding bien géré peut être profitable à l’image de l’entreprise. Il ne faut donc pas prendre le départ personnellement en cas de démission. Il est également préférable de ne pas rompre tout contact avec l’ancien collaborateur.

Celui-ci demeure un ambassadeur de l’entreprise et il convient de le traiter à son juste titre.