Comment améliorer l’expérience collaborateur à distance ?

L’impact général de la distance

Rendu obligatoire dans le cadre de l’accélération des mesures de confinement prises par le gouvernement (COVID-19), le télétravail devient la règle à suivre pour toutes les entreprises et leurs collaborateurs depuis mars 2020.

Or, cette notion modifie largement la manière dont le travail est distribué, exécuté et vérifié. Le collaborateur est forcé d’être plus autonome, y compris pour gérer ses difficultés techniques liés aux outils numériques qu’il ou elle utilise. De son côté, le manager peut avoir l’impression que la situation lui échappe, d’autant plus si ses collaborateurs ne sont pas très diligents dans le “reporting” ou travaillent avec des horaires décalés.

Par ailleurs, le télétravail supprime de facto de nombreux échanges informels qui sont souvent essentiels. Pour résoudre des petites difficultés d’abord, puis pour s’accorder en cas de différends et tout simplement pour créer un sentiment d’appartenance. Il est donc important de renforcer la communication pour éviter que des situations anodines ne deviennent hors de contrôle ou encore que des salariés ne se sentent trop isolés.

Dans ce contexte, comment garder une communication fluide et transparente à distance ? Comment améliorer l’expérience collaborateur à distance ?

Du côté du collaborateur

Passer d’un emploi 100% présent ou partiellement en télétravail à un emploi 100% en télétravail du jour au lendemain nécessite quelques ajustements. Encore plus pour les collaborateurs qui doivent également gérer leurs enfants en raison de la fermeture des écoles, crèches (etc.).

Quelques interrogations beaucoup relayées :

• Comment rester efficace quand on travaille dans des conditions complètement différentes de d’habitude ? (avec ses enfants ? dans une petite surface et sans bureau par exemple ? )
• De quelle façon gérer l’incertitude des délais de confinement ?
• Et également, comment gérer le stress généré par le télétravail ?

👉Découvrez 10 conseils pour un télétravail efficace

Du côté de l’entreprise – Les Managers

La performance de votre équipe repose sur le feedback  ! En effet, une aide pertinente ou un retour adéquat sur le travail de vos collaborateurs sont indispensables pour avancer efficacement. Lorsque votre équipe se trouve physiquement dans le même bureau que vous, offrir votre feedback est très simple . En revanche, cela peut vite devenir un challenge à distance en particulier pour une durée indéterminée.

C’est pourquoi, le feedback demeure une des clés pour favoriser un état d’esprit constructif :

• (re)Motiver vos collaborateurs à travailler à distance,
• Témoigner de votre l’intérêt porté à vos collaborateurs,
• Favoriser l’entraide à distance

👉Découvrez nos 5 conseils pour manager à distance 

Votre rôle de manager comporte également d’aider (dans la mesure du possible) vos équipes à :

• Limiter la perte de lien social et le risque d’isolement potentiellement ressenti sur  plusieurs semaines sans date préalablement définie (cf Risques psychosociaux)
• Améliorer leur espace de travail en apportant encore plus de confort au poste de travail à domicile (double écran, réhausseur, siège ergonomique) qui n’avait pas forcément été jugé nécessaire en télétravail partiel,
• Tenter de freiner la perte de productivité : plusieurs études ont montré que le télétravail augmente la productivité jusqu’à un certain niveau. A partir de 4 jours par semaine, cette productivité baisse. Mais au regard des circonstances et de l’impact économique global du virus COVID-19, cet aspect là ne semble pas primordial à ce stade.

Découvrez aussi  👉  Livre blanc « Télétravail : quelle expérience collaborateur à distance ?  » 

Du côté de l’entreprise – Les Fonctions RH

Face à la crise sanitaire actuelle, les fonctions RH sont sur le pont car toutes les fonctions de l’entreprise les sollicitent !

Faisons un état des lieux des missions endossées par les RH :

• Informer et mettre en place des actions de prévention (via les fonctions de communication en fonction de la taille de votre entreprise):
  • En Interne : l’ensemble des collaborateurs
    • Les mesures de distanciation sociale (pas de réunions > x personnes, pas de voyages etc.)
    • Les gestes barrières etc.
  • En Externe : clients et fournisseurs

Vous communiquez votre plan d’actions aux fonctions dédiées aux clients / fournisseurs.

• Accompagner la mise en place du télétravail rendu obligatoire (via les fonctions de management notamment ) :
  • • Vous avez déterminé quels profils peuvent télétravailler et inversement,
    • En définissant quels sont les besoins des salariés en termes d’équipement bureautique en fonction de leurs missions,
    • Cela suppose d’évaluer avec la DSI si l’entreprise a-t-elle besoin de nouveaux outils collaboratifs pour faciliter le travail à distance,
    • Vous avez mis à jour le règlement intérieur de l’entreprise ainsi que la charte du télétravail (si celle-ci existait déjà),
    • Vous avez préparé (de nouveau) les managers aux méthodes de management à distance.
• Informer concernant la mise en place de chômage partiel et l’impact sur vos collaborateurs (dans la mesure où vous êtes concerné par ces mesures)
• Adapter le plan prévisionnel et vos recrutements : reporter / annuler / maintenir les recrutements en cours (aidez vos candidats à le savoir en remplissant ce document ici)
• Prévenir les risques psychosociaux plus accrus en cette période :
  • Stress
  • Mal-être

Evidemment, il y en a d’autres. Il est difficile de toutes les lister.

Vous vous posez sans doute les questions suivantes :

Avez-vous les moyens d’évaluer le ressenti de vos collaborateurs, à mesure que le confinement avance ?

Quel est l’impact de cette situation inédite sur :

• Le onboarding de vos derniers collaborateurs entrants ?
• Le parcours de vos candidats alors que vous avez dû stopper ou reporter un recrutement ?
• La relation managers-équipes ?
• Votre turn-over ?

Comment faudra-il accompagner les collaborateurs lors du redémarrage de l’activité ? Quelles devront être les priorités en terme de communication ?

Le feedback comme fil conducteur

A distance, pour bien organiser le travail, le feedback est une des clés pour favoriser un état d’esprit constructif :

• (re)Créer une dynamique d’équipe,
• Favoriser l’entraide à distance,
• Témoigner de votre intérêt porté à vos collaborateurs,
• Éviter l’isolement de chacun,
• Rassurer les collaborateurs !

D’un côté, il permet d’instaurer la confiance de part et d’autres et de favoriser l’efficacité, l’autonomie.

De l’autre, le feedback permet aux fonctions RH de détecter les priorités en terme d’organisation / communication, d’évaluer comment optimiser chaque étape du parcours collaborateur et en particulier dans cette situation inédite.

Indicateur privilégié en temps normal, il devient quasi incontournable en période de crise sanitaire.

Cette crise sanitaire nécessite encore plus de recueillir les retours de ses collaborateurs, de mesurer leur ressenti… il faut communiquer autrement et limiter les risques psycho-sociaux.

Bénéficiez de nos questions spéciales Télétravail, COVID-19, analysez les retours de vos collaborateurs et mettez en place des plans d’actions efficaces pour préparer le déconfinement.

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